Je plant een afspraak. De klant staat ergens in je agenda, zijn adres ergens anders, en zijn telefoonnummer staat in je gsm onder een voornaam die je drie maanden geleden hebt ingegeven.
Op de dag zelf rijdt je medewerker naar de werf. Onderweg blijkt hij 20 minuten later te zijn dan gepland. Hij belt de zaakvoerder. Die zoekt het nummer op van de klant. Stuurt een appje. Hopelijk op het juiste nummer.
Dat werkt. Maar het kost tijd, het hangt af van de juiste persoon die online is, en soms valt het gewoon weg tussen de drukte.
Een vraag die alles samenvatte
Een van onze klanten, een aannemer in de vloerensector, stelde ons dit:
"We zouden een WhatsApp-account willen voor op de website. En ook dat we via WhatsApp naar klanten kunnen sturen wanneer we op de werf aankomen."
Klinkt eenvoudig. Maar achter die vraag zat een groter probleem: hoe zorg je dat klanten altijd weten wanneer je aankomt, zonder dat jij of je medewerkers daar elke keer manueel iets voor moeten doen?
En: hoe kunnen klanten jou bereiken op een manier die voor hen vanzelfsprekend is?
Wat we hebben opgezet
Via Odoo hebben we twee zaken geregeld:
Automatische WhatsApp-berichten bij afspraken
Wanneer een afspraak wordt ingepland, krijgt de klant automatisch een bevestiging via WhatsApp. Op de dag zelf volgt een herinnering met het verwachte aankomstuur. Geen manuele stap, geen zoeken naar nummers. Afspraak ingepland, klant verwittigd.
WhatsApp Business op de website
Via WhatsApp Business API komen berichten van de website niet meer binnen op één gsm, maar in een gedeeld overzicht. Het juiste teamlid kan reageren, de zaakvoerder houdt het overzicht, en geen enkel bericht gaat verloren.
Wat dit in de praktijk veranderde
De aannemer hoeft niet meer te denken aan "heeft de klant een berichtje gekregen?" Dat gebeurt gewoon. Klanten komen beter voorbereid thuis wanneer de ploeg arriveert. En binnenkomende berichten worden netjes opgevolgd, ook als de zaakvoerder op de werf staat.
Klein in uitvoering. Groot in dagelijkse rust.
Herken je dit ook?
Werkt jouw team nog met losse appjes, mondelinge afspraken en telefoontjes onderweg?
Dat kan eenvoudiger. We kijken graag met je mee hoe dit er voor jouw bedrijf uit zou zien.
Contacteer linckit.be - we reageren binnen 72 uur.