Offertes in Word. Uren op een briefje in de camionette. Meerwerk afgesproken op de werf en ergens in WhatsApp teruggevonden, of net niet. De boekhouder die elk kwartaal achter ontbrekende facturen moet vragen.
Als je een bouwbedrijf hebt met vijf of tien man, herken je waarschijnlijk minstens een van die dingen. Met die vraag in mijn achterhoofd ging ik zaterdag naar Odoo Experience in Brussels Expo, het grootste evenement rond bedrijfssoftware in Europa. Ik kon er enkel de laatste van de drie dagen bij zijn, maar ook die ene dag stond vol met standen en presentaties. Ik wilde weten wat er vandaag mogelijk is voor bedrijven zoals het jouwe.
Veel grote verhalen, weinig over de werf
Wie over de beurs loopt, ziet vooral grote namen. Retailketens met tientallen winkels, fabrikanten met duizenden onderdelen, internationale groepen die van SAP overstappen. Interessant, maar ver weg van een aannemer die 's avonds aan de keukentafel zijn facturen maakt.
Ik heb het programma van alle drie de dagen doorgenomen. Er waren een paar presentaties over bouw en over werken op locatie, maar geen enkele ging specifiek over kleine aannemers. En tussen de standen vond ik geen enkele Vlaamse softwarepartner die zich op bouwbedrijven van jouw grootte richt.
Dat is geen verwijt aan de organisatie. Het toont wel dat kleine bouwbedrijven in die wereld vaak uit beeld vallen, terwijl zij net het meeste tijd verliezen aan papierwerk.
Wat grote projecten me leren over kleine bedrijven
Toch ging ik naar huis met lessen die perfect passen bij een bouwbedrijf van vijf man. Ze kwamen van mensen die projecten met honderden of duizenden gebruikers begeleidden, en ze zeiden allemaal hetzelfde.
- Iemand in je bedrijf moet het mee trekken. Software invoeren lukt niet als alles bij de leverancier ligt. Bij een klein bouwbedrijf is dat vaak de zaakvoerder zelf, of de persoon die de administratie doet. Reken op een vast halfuurtje per week in de opstartperiode, en het loopt vlotter.
- Begin klein. Wie alles tegelijk wil veranderen, loopt vast. Start met offertes en facturen, want daar win je meteen tijd en zie je sneller je geld. Uren per werf en planning van je ploegen komen daarna.
- Perfect op dag een bestaat niet. De eerste weken zijn om bij te schaven. Wat vandaag nog wringt, los je samen op, stap voor stap. Wie dat vooraf weet, ergert zich er minder aan.
- Geef iedereen enkel wat hij nodig heeft. Een arbeider op de werf hoeft geen facturen te maken. Zijn uren en een foto ingeven op zijn gsm volstaat. Hoe minder knoppen, hoe groter de kans dat hij het echt gebruikt.
En voor wie twijfelt omdat de oude boekhouding in Winbooks of een ander pakket zit: die historiek kan vandaag mee naar een nieuw systeem. Daar heb ik op de beurs een gespecialiseerde partner voor leren kennen.
En nu?
Met Linck IT richt ik me op precies die bedrijven die op zo'n beurs uit beeld vallen: Vlaamse aannemers met vijf tot tien man die minder tijd willen verliezen aan administratie. Dichtbij, in het Nederlands, en in kleine stappen die je zelf in de hand houdt.
Herken je je in het begin van dit verhaal? Dan praat ik graag twintig minuten met je, vrijblijvend, over waar jij vandaag de meeste tijd verliest. Soms is het antwoord een nieuw systeem, soms volstaat een kleine aanpassing aan hoe je nu werkt.