Van offerte gewonnen naar... wat nu?
Je hebt de meting gedaan. De calculatie staat klaar in LogiKal. De offerte is verstuurd. De klant belt terug: deal.
Dan begint het eigenlijke werk, en daarmee begint ook de administratieve kluwen.
Die offerte moet nu ook ergens in je administratie terechtkomen. Dus kopieer je de gegevens naar een Excel. Of een Word-document. Of je stuurt het als PDF en starred je de mail zodat je hem terugvindt als het nodig is.
Het schema zit in jouw hoofd en dat van je voorman, en staat ook in een Excel-bestand waar nu alleen jij toegang toe hebt.
De factuurafspraken, voorschot 30%, tussentijds bij levering, saldo bij plaatsing, zitten in een aparte nota. Ergens. Waarschijnlijk op je bureau, of in die map op de server die niemand meer goed kent.
Herken je dit? Dan ben je niet alleen.
Het echte probleem zit niet in je schrijnwerk
Schrijnwerkers zijn geen slechte organisatoren. De meeste zaakvoerders die we spreken zijn bijzonder nauwkeurig in hun vak. Ze weten exact welk profiel bij welk glas past, wat de toleranties zijn, hoe een project technisch in elkaar zit.
Het probleem zit niet in het schrijnwerk zelf. Het zit in de ruimte tussen de systemen.
Tussen "offerte gewonnen" en "factuur betaald" gaapt een gat. In dat gat verdwijnen uren, energie en soms ook geld.
Wat kost je dat concreet?
Een monteur rijdt naar de werf met een verouderde versie van de tekening, omdat de laatste aanpassing niet doorgestroomd is. Een klant belt voor de status van zijn bestelling en je zoekt tien minuten in drie systemen, als je hem dan al zeker een antwoord kunt geven. Aan het einde van een project puzzel je een halfuur om uit te zoeken welke facturen al verstuurd zijn. En als je boekhouder gegevens vraagt voor de BTW-aangifte, stuur je hem een samengesteld Excelbestand in de hoop dat je niets vergeten bent.
Op zichzelf zijn dit kleine irritaties. Bij elkaar opgeteld zijn ze een rem op je groei die je misschien niet eens meer opmerkt, omdat je er zo aan gewend bent.
Waarom dit een groeiprobleem is
Schrijnwerkerijen die groeien van vijf naar vijftien naar vijfentwintig medewerkers botsen vroeg of laat op dezelfde muur
Wat werkte toen je klein was, volstaat niet meer als je groter wordt. LogiKal doet zijn werk voor de calculatie. Je boekhoudprogramma doet zijn werk voor de fiscaliteit. Maar die twee praten niet met elkaar, en jij staat in het midden als menselijk koppelstuk, dag na dag, project na project.
Hoe het er anders uit kan zien
Stel dat je een systeem had waarbij een goedgekeurde offerte automatisch een project aanmaakt, met alle specificaties op de juiste plek. Waarbij iedereen, van werfleider tot administratie, in realtime ziet waar een project staat. Waarbij gefaseerde facturen gewoon op het juiste moment klaargezet worden. En waarbij een klant zijn eigen dossier kan raadplegen zonder jou op te bellen.
Schrijnwerkers in Oost-Vlaanderen werken vandaag al zo.
Wat is de volgende stap?
Als je jezelf herkent in dit artikel, is een korte babbel van 20 minuten misschien al genoeg om te zien of er een betere manier is. Geen verplichtingen, geen verkoopspitch, gewoon een eerlijk gesprek over hoe jouw processen er nu uitzien.